Zmiany w podejściu do pracy zdalnej mogliśmy obserwować od lat, ale dopiero pandemia COVID-19 zmieniła powolną ewolucję w prawdziwą rewolucję. W efekcie doczekaliśmy się m.in. nowelizacji prawa pracy. Czy firmy korzystają na szerszą skalę z nowych przepisów, czy jednak home office był jedynie przejściowym trendem?
Jakie skutki przyniosły zmiany w prawie?
Za sprawą pandemii COVID-19 musieliśmy błyskawicznie przyzwyczaić się do nowych warunków pracy. Dziś jednak, gdy home office nie jest już prozdrowotną koniecznością, coraz częściej pojawia się kwestia efektywności pracy zdalnej i hybrydowej, także w kontekście ostatnich uregulowań prawnych.
Obecnie obowiązujące przepisy regulujące kwestie związane z pracą zdalną weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Według nich praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą [1]. Już z samego brzmienia przepisu wynika, że wszystko jest kwestią indywidualną. Pracodawca wciąż zachowuje możliwość odmowy tego typu formy świadczenia pracy. Nieco inaczej jest m.in. w przypadku pracownicy w ciąży, rodziców dzieci do 4. roku życia i osób opiekujących się członkiem rodziny. Tu pracodawca, co do zasady, musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną [1].
Istotna jest także kwestia miejsca pracy – wskazuje je zawsze pracownik (co ważne, nie musi być ono tożsame z miejscem zamieszkania). Z kolei w przypadku, gdy pracodawca decyduje o tym, skąd pracujemy, nie mamy do czynienia z pracą zdalną [2].
Ustawodawca pozostawia więc dowolność w wielu kwestiach – począwszy od tego, czy dana firma ma wprowadzić pracę zdalną, przez liczbę dni pracy w takim modelu, aż po miejsce jej świadczenia.
Podzielone opinie pracodawców i pracowników
Zmiany prawne wprowadzono w momencie, w którym opinie na temat pracy zdalnej podzieliły obie strony. Przykładem może być choćby opinia na temat efektywności modelu hybrydowego, który po pandemii najczęściej zastępuje pracę całkowicie zdalną. Okazało się, że aż 87% pracowników uznało taki model za efektywny, podczas gdy niemal tyle samo, bo 85% pracodawców, wyraziło przeciwny pogląd [3].
Wydaje się więc, że wybór „hybrydy” po pandemii był efektem wsłuchiwania się w głosy pracowników. Serwis bankier.pl zebrał na początku 2023 roku dane na temat tej formuły pracy. Pochodziły z różnych źródeł i raportów, jednak okazały się niezwykle spójne [4]:
62% kandydatów na dane stanowisko starałoby się o nie tylko, gdyby otrzymało możliwość wyboru formy pracy,
44% kandydatów zadeklarowało, że nigdy nie aplikowałoby na ofertę pracy bez możliwości pracy zdalnej,
ponad 80% pracowników zadeklarowało, że od obecnego pracodawcy oczekuje elastyczności i możliwości samodzielnego zarządzania modelem pracy.
Sześć najważniejszych zalet modelu hybrydowego
Jakkolwiek pracodawcy tuż po „pandemicznej rewolucji” niechętnie patrzyli na brak bezpośredniej kontroli wiążący się z pracą zdalną, to jednak, gdy wprowadzano nowe prawo, byli w stanie dostrzec także i zalety tego modelu.
Zalety modelu zdalnego/hybrydowego według pracodawców [4]:
oszczędność kosztów eksploatacji biura (powierzchnia biurowa, koszty energii elektrycznej),
mniejsze koszty ewentualnych roszczeń i składek z tytułu wypadków w drodze do pracy,
zwiększenie elastyczności działań i usług biznesowych,
możliwość zatrudniania specjalistów z całej Polski, otwarcie firmy na nowe talenty,
możliwość zatrzymania wartościowego pracownika, gdy następują zmiany w jego życiu (np. konieczność przeprowadzki),
mniejsza absencja chorobowa.
Pracownicy wskazywali z kolei głównie na oszczędność czasu i pieniędzy, które musieliby poświęcić na dojazdy. Tę zaletę dostrzegło aż 78% respondentów. Połowa ankietowanych stwierdziła z kolei, że dzięki pracy zdalnej może lepiej koncentrować się na zadaniach [5]. Często podnoszony jest także argument work-life balance, który łatwiej utrzymać dzięki pracy zdalnej [4]. Jest to jednak skorelowane w dużej mierze z pierwszą i najważniejszą zaletą – brakiem konieczności dojazdów.
Seria wyzwań w miejscu pracy
Skoro obie strony widzą w nowym modelu pracy tyle zalet, to sytuacja powinna być jasna. Tyle że plusy to zaledwie część obrazu. Obie strony muszą liczyć się bowiem także z wyzwaniami w ramach pracy zdalnej. I to często niemałymi.
W przypadku pracowników eksperci wskazują na pogłębiające się problemy psychiczne, poczucie izolacji i samotności oraz brak wsparcia społecznego. Część z nich wskazuje także na korelację między pracą zdalną a ryzykiem szybszego wypalenia zawodowego [5].
Pracodawcy muszą z kolei liczyć się z koniecznością zapewnienia pracownikom odpowiedniego sprzętu i narzędzi do pracy zdalnej. Wyzwanie stanowi także ochrona bezpieczeństwa danych, utrudniona komunikacja, problemy z zarządzaniem zespołami (w szczególności ich integrowaniem) i trudności z onboardingiem nowo zatrudnionych osób [4].
Co z tą produktywnością?
Biorąc pod uwagę wady i zalety, warto przyjrzeć się bliżej efektywności takiego modelu pracy. Niestety – póki co – brak jednoznacznych danych na ten temat. Tuż po pandemii pojawiły się dane wskazujące, że praca zdalna zwiększa produktywność pracowników o 4,6%. Jednak kolejne analizy nie były już tak klarowne – badanie przeprowadzone w branży IT wykazało spadek produktywności o 10-20% po przejściu na pracę zdalną.
Z kolei naukowcy z Uniwersytetu Harvarda wzięli pod lupę instytucję państwową (Urząd Patentów i Znaków Towarowych USA), w którym produktywność wzrosła o 4,4% [6].
Wobec sprzecznych danych racjonalnie brzmi głos ekspertów uznających, że produktywność wciąż zależy raczej od dobrego zarządzania, niż od konkretnego modelu pracy [7].
Codzienne realia w firmach
Jednym z największych wyzwań w nowych realiach jest zarządzane rozproszonym zespołem. W takim modelutrudniejsza jest komunikacja,dotycząca nie tylko bieżących projektów, ale także ogólnych wytycznych firmowych. Zdarza się, że pracownicy zdalni są pozbawieni wiedzy, co skutkuje np. zamieszaniem przy podziale zadań.
Wiele firm ma problemy z tworzeniem kultury organizacyjnej, trudniej jest także integrować zespół wokół wspólnego celu. Szkolenia często napotykają na przeszkody związane z wykluczeniem technologicznym (np. wolne łącze, słaba jakość transmisji). Zachwianiu ulega także dynamika w zespole – trudniej wprowadzać zdrową rywalizację i dostrzegać zachowania warte doceniania.
Skala wyzwania jest ogromna w sensie organizacyjnym, a zmiana procedur, wdrożenie nowych narzędzi i wykształcenie odpowiednich kompetencji managerskich wymagają czasu. Część firm zdecydowała się jednak przestawić model pracy na nowe tory. Po czterech latach od pandemii i roku od zmian w prawie możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej wprowadziło 33% polskich przedsiębiorstw [6]. Znacznie częściej – w aż 88% przypadków – wybierany jest model hybrydowy, który przewiduje na ogół dwa lub trzy dni obecności pracownika w biurze na tydzień (odpowiednio 42 i 46% pracodawców) [8].
Nadal jednak 41% firm w ogóle nie planuje porzucenia stacjonarnego modelu pracy, przy czym co czwarta z nich wskazuje, że nie może tego zrobić ze względu na specyfikę działalności [6].
Możliwe zmiany w pracy zdalnej
Co będzie dalej z pracą zdalną? Niestety, podobnie jak w przypadku odpowiedzi na pytanie „Czy praca zdalna jest bardziej efektywna od stacjonarnej?”, trzeba poczekać na konkretne prognozy. Te, jak na razie, są rozbieżne. Badania wykazały, że aż 92% firm deklaruje chęć modernizacji biur z myślą o nowym modelu pracy [9]. 73% zaplanowało (lub planuje) wprowadzenie do końca 2025 roku większej liczby hot desków, czyli biurek nieprzypisanych do pracownika. 72% chce zoptymalizować technologicznie sale spotkań, by ułatwić telekonferencje [9].
Z kolei badanie przeprowadzone wśród prezesów firm pokazuje tendencję przeciwną – aż 64% ankietowanych przewiduje całkowity powrót do modelu stacjonarnego do 2026 roku[5]. Z drugiej strony pojawiają się opinie o możliwości dalszych zmian w zakresie elastycznego dobierania zespołów projektowych w miejsce tradycyjnych etatów [10].
Widać zatem, że zmiany wciąż zachodzą, a co więcej – są na tyle świeże, że trudno jednoznacznie określić kierunek, w jakim podążą. Na podstawie deklaracji firm, ekspertów i samych pracowników można natomiast określić potrzeby pojawiające się w obliczu tychże zmian.
Jak odpowiedzieć na nowe potrzeby zespołu?
Niezależnie od wyborów związanych z trybem pracy, można wyodrębnić trzy tendencje.
Psychika i wypalenie zawodowe
Te kwestie podnoszone są przez ekspertów zajmujących się pracą zdalną i dostrzegane przez samych managerów. Rozwiązaniem może być korzystanie z coraz większych możliwości w tym obszarze: kursów, szkoleń (także managerskich) czy narzędzi ułatwiających kontakt z psychologiem.
Jednym z rozwiązań jest platforma MultiLife opracowana przez Benefit Systems. Pracownik zyskuje dostęp do aplikacji, szkoleń i treści wspierających dobrostan psychiczny. Za pośrednictwem platformy może też skontaktować się z psychologiem.
Integracja zespołów
Kolejną często podnoszoną kwestią jest integrowanie rozproszonych zespołów. Tu kluczowy jest dobór narzędzi, nie tylko komunikacyjnych, ale także tych, które wspierają docenianie i nagradzanie pracownika. Ważne jest również zapewnienie pracownikom równego dostępu do wiedzy – inwestycja w nowoczesny intranet czy szkolenia online pozwoli dotrzeć z wiedzą równolegle do pracowników stacjonarnych i zdalnych.
Benefit Systems stworzył rozwiązania z myślą o firmach dbających o integrację zespołów. W ramach platformy MyBenefit dostępne są nie tylko nowoczesne rozwiązania kafeteryjne, ale także system obejmujący nagradzanie i motywowanie, przeprowadzanie ankiet pracowniczych, wysokiej jakości intranet i wiele innych opcji.
Work-life balance
Jedną z najważniejszych zalet pracy zdalnej, według pracowników, jest odzyskanie czasu poświęcanego wcześniej na dojazdy. Pracownicy dostrzegli potrzebę work-life balance i elastyczności czasu czy formuły pracy. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi do wspierania work-life balance jest odpowiedni dobór benefitów.
Dzięki rozwiązaniom, takim jak karta MultiSport, pracodawca może zapewnić pracownikom wiele możliwości atrakcyjnego spędzania wolnego czasu. Kolejną opcją może być system kafeteryjny w ramach MyBenefit, umożliwiający np. zakup biletów do kina czy rezerwowanie weekendowych wyjazdów.
Praca zdalna lub hybrydowa dla wielu pracowników jest obecnie jedną z kluczowych potrzeb. Jedną, ale nie jedyną – i warto o tym pamiętać. Potrzeba ta wiąże się często z brakiem odpowiedniego podejścia w firmie do kwestii work-life balance. Dlatego dopiero kompleksowe dbanie o dobrostan, bazujące na autentycznym zrozumieniu czego faktycznie potrzebuje zespół, może zaowocować większą efektywnością. Odpowiednim rozwiązaniem jest wdrożenie całościowej strategii wellbeingowej na poziomie firmy.
A jaka będzie przyszłość pracy zdalnej? Jako że trudno przewidzieć, co się wydarzy w tym zakresie, należy cały czas trzymać rękę na pulsie.
Bibliografia:
[1] https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna
[2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-praca-zdalna-kodeks-pracy
[3] https://www.money.pl/gospodarka/praca-zdalna-ulatwia-prace-na-kilku-etatach-tego-obawia-sie-wielu-pracodawcow-6876022159117120a.html
[4] https://www.bankier.pl/wiadomosc/Praca-zdalna-okiem-pracodawcy-hit-czy-kit-8470799.html
[5] https://www.magazynrekruter.pl/wyzwania-i-perspektywy-pracy-zdalnej-czy-nadal-bedziemy-pracowac-z-domu/
[6] https://forsal.pl/praca/aktualnosci/artykuly/9459981,ilu-polskich-pracodawcow-dopuszcza-prace-zdalna-dane-pie.html
[7] https://businessinsider.com.pl/gospodarka/ile-firm-w-polsce-wprowadzilo-prace-zdalna-i-jak-efektywni-sa-tacy-pracownicy/lm68f1v
[8] https://www.podatki.biz/artykuly/praca-zdalna-w-polsce-wiekszosc-pracodawcow-stawia-na-model-hybrydowy_16_55197.htm
[9] https://kadry.infor.pl/wiadomosci/6436116,praca-zdalna-2024-biura-nie-pojda-do-likwidacji-bo-tylko-co-piaty-pra.html
[10] https://www.gazetaprawna.pl/wiadomosci/kraj/artykuly/9391867,eksperci-od-rynku-pracy-2024-zapowiada-sie-jako-rok-powrotu-na-sciez.html
