Godzina i 18 minut – tyle czasu spędza statystyczny polski pracownik na czynnościach, które nie są związane z zadaniami służbowymi. Co najczęściej rozprasza naszą uwagę i odrywa nas od pracy? Okazuje się, że nie są to tylko przerwy na kawę lub rozmowę. Winą za taki stan rzeczy należy raczej obarczyć „wielką piątkę zakłócaczy efektywności”.
Przerwa na regenerację
Dane mogą niepokoić. Niemal 44% polskich pracowników przyznaje, że zdarza im się pracować nieefektywnie. Co więcej, mniej niż połowa z nich miewa z tego tytułu jakiekolwiek wyrzuty sumienia [1]. Czy oznacza to, że jesteśmy leniwi? A może po prostu… ludzcy?
Dr Ewa Hartman, trenerka i wykładowczyni zajmująca się między innymi wpływem działania mózgu na zawodową codzienność, odpowiada wprost – nie jesteśmy stworzeni do pracy intelektualnej non stop przez osiem godzin dziennie [2]. Taki wysiłek, mimo naszych najszczerszych starań, jest po prostu biologicznie niemożliwy. Konieczny jest czas na regenerację, czyli po prostu przerwa od wymagającego intelektualnie zadania.
Być może więc, zamiast zastanawiać się nad tym, czy właściwe są wyrzuty sumienia z powodu momentów nieefektywnej pracy, powinniśmy raczej przemyśleć, co rozumiemy przez nieefektywność. I na nowo zdefiniować „marnowanie czasu” w pracy.
Duch i litera prawa pracy
Zacznijmy od prawa. Ono bowiem najczęściej przywoływane jest, gdy pojawia się kwestia liczby godzin spędzanych w pracy i liczby przerw, które jest nam winien pracodawca.
Upraszczając – czas pracy nie może przekraczać „8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy” [3]. Od tej reguły są oczywiście odstępstwa, ale przyjmijmy ten najbardziej powszechny układ. W takim standardowym dniu (obejmującym co najmniej 6 godzin), pracownik ma prawo do przerwy trwającej minimum 15 minut [3].
Badania pokazują jednak, że statystyczny Polak spędza nie kwadrans, ale średnio 1 godzinę i 18 minut na czynnościach, które nie są związane z bieżącymi zadaniami służbowymi [4].
Czy pracownika można za to winić? Zdrowy rozsądek podpowiada, że 15 minut na 8 godzin to nawet dla poprawnie funkcjonującego organizmu za mało, żeby zaspokoić chociażby podstawowe potrzeby fizjologiczne. Okazuje się jednak, że to nie wizyta w toalecie czy chwila na spokojne zjedzenie posiłku są największymi winowajcami braku efektywności. Na co w takim razie faktycznie tracimy czas?
„Rozpraszacze” pod lupą naukowców
Jeszcze kilka lat temu, gdy rozważano kwestię tracenia czasu, ze szczególną uwagą przyglądano się pracownikom i ich zachowaniom. Badania z 2016 roku wykazały, że od obowiązków służbowych najczęściej odrywają nas prywatne rozmowy telefoniczne, plotki, przeglądanie internetu i mediów społecznościowych czy przerwy na papierosa, kawę lub przekąskę [5]. Szczególnie piętnowane były przerwy na papierosa, które według niektórych wyliczeń, mogą kosztować polskie firmy nawet 31 mln zł dziennie [6].
O ile palenie faktycznie warto piętnować jako szkodliwy nałóg, to już wspomniana przekąska, kawa, czy nawet rozładowanie napięcia poprzez rozmowę z kolegami z działu wydają się czymś całkowicie naturalnym i ludzkim. Przerwą, której organizm po prostu domaga się, nie będąc w stanie sprostać nierealnym postulatom 8-godzinnego, nieustannego wysiłku intelektualnego na najwyższym poziomie. Dlatego też obecnie eksperci coraz częściej skupiają się na innych „rozpraszaczach”. I okazuje się, że wiele z nich nie zależy od samych pracowników.
„Wielka piątka zakłócaczy efektywności”:
1. Rozproszenie
Dr Ewa Hartman wskazuje, że rozpraszanie pracownika telefonami, mailami czy taskami na Slacku czy innej platformie jest dla niego niezwykle energochłonne [2]. Eksperci wskazują, że powrót do pełnego skupienia może zajmować średnio około 26 minut [7]! Niemożliwe jest przy tym osiągnięcie stanu „flow”, który sprzyja efektywnemu wykonywaniu kreatywnych zadań. Dlatego część pracowników zabiera pracę do domu, by wieczorem dokończyć ważną prezentację w ciszy i skupieniu. Niestety, dzieje się to kosztem odpoczynku, który jest konieczny dla efektywnego działania. Tym samym łatwo wpaść w błędne koło prowadzące do frustracji.
2. Infrastruktura
Sami pracownicy zapytani o to, co najbardziej obniża ichwydajność, wskazują na warunki panujące w biurze: hałas, niewygodne stanowiska pracy i psujący się sprzęt [4]. Warto wziąć ten aspekt pod uwagę. W nieodpowiednio zorganizowanej przestrzeni biurowej nawet autentyczne talenty nie mają szansy zabłysnąć, jeśli są przytłoczone niewłaściwymi bodźcami.
3. Technologia
Nie chodzi tu o wspomniane już przeglądanie social mediów w czasie pracy, a o same aplikacje do typowo biurowego użytku. Slack czy Microsoft Teams to użyteczne narzędzia, ale zarazem kolejne po mailach i telefonach rozpraszacze, które nie pozwalają na głębokie skupienie. Pracownik, który miałby non stop sprawdzać maila i wszystkie powiadomienia, musiałby często poświęcić na to sporą część dnia. Przesada? Niekoniecznie. Szacuje się, że nowe powiadomienia w różnych aplikacjach otrzymujemy średnio co dwie minuty [7]! Co gorsza, aż 32 dni w roku poświęcamy na przełączanie się między aplikacjami do zadań administracyjnych [7].
4. Nadzór
Tracking czasu poświęcanego na poszczególne zadania nie jest niczym nowym. I faktycznie może przydawać się zwłaszcza tam, gdzie konieczne jest precyzyjne szacowanie kosztów projektu. Niestety zdarza się, że aplikacje wspierające deklarowanie czasu pracy są kolejnymi rozpraszaczami. Powodują też stres i negatywnie wpływają na kreatywność [8].
5. Źle planowane spotkania
„Spotkanie, które mogłoby być mailem” doczekało się już setek memów. A jak jest w rzeczywistości? Czy naprawdę tak sceptycznie podchodzimy do spotkań? Ubiegłoroczne badania wskazują, że tak. Ponad ¼ pracowników w ogóle nie widzi w nich sensu, a niemal połowa zajmuje się w tym czasie czymś innym. Ankietowanych najbardziej frustrowało opóźnianie się lub przedłużanie spotkań oraz brak konkretnej agendy [9].
Efektywność do poprawki
Wielu problemów z efektywnością w pracy można uniknąć, rozpoznając czynniki, które faktycznie skutkują rozpraszaniem naszej uwagi. Co w takim razie mogą robić firmy wyposażone w najnowszą wiedzę, w tym także z obszaru wellbeingu? Oto kilka rozwiązań:
1. Metoda deep work
Dr Ewa Hartman wskazuje na zalety deep work, czyli wyznaczania czasu, w trakcie którego nikt, w żaden sposób, nas nie rozprasza [2]. Jest to niezwykle trudne do osiągnięcia na poziomie planowania czasu całego zespołu – próba wyznaczenia „godziny deep work” może dobrze wyglądać w teorii, ale już niekoniecznie w praktyce. Bardziej realne wydaje się więc po prostu budowanie takiej kultury pracy, by pracownik nie czuł się w obowiązku przez cały dzień „być pod mailem” i co kilka minut sprawdzać powiadomienia.
2. Dopasowane tempo pracy
Nie ma jednego modelu efektywnej pracy. Sposób, w jaki pracownik działa danego dnia, zależy od wielu czynników – jego charakteru, nastroju, otoczenia. Dlatego idealnym rozwiązaniem jest indywidualne podejście do tempa pracy. Dr Hartman wskazuje, że w niektórych przypadkach nawet oderwanie od „flow” przy dużym projekcie, by zrealizować drobne zadanie, może działać stymulująco i poprawiać efektywność pracy. Jest jednak jeden warunek – zadanie to nie może angażować nas zbyt mocno w sensie intelektualnym.
3. Wartościowe przerwy
Doświadczenie pokazuje, że próby walki z ludzką naturą najczęściej prowadzą do frustracji zespołu i kończą się fiaskiem. Dlatego też, zamiast negować potrzebę przerw, lepiej zachęcać do ciekawego ich spożytkowania. Część firm dopasowuje nawet infrastrukturę biur do krótkiego wypoczynku lub stawia na szkolenia wellbeingowe promujące proste ćwiczenia do wykonania w czasie przerwy od pracy.
4. Właściwe planowanie
Kluczem do efektywności zespołów wciąż pozostają liderzy. To dzięki nim możliwa jest choćby odpowiednia priorytetyzacja zadań zespołu czy pilnowanie indywidualnego tempa pracy. Co ciekawe, rozsądne planowanie działań obniża poziom stresu i pozytywnie wpływa na efektywność energetyczną organizmu, co przynosi pozytywne rezultaty także w zakresie efektywności i atmosfery w miejscu pracy [2].
5. Technologiczna zmiana
Im więcej aplikacji, tym więcej rozpraszaczy. Warto więc stawiać na rozwiązania, które konsolidują przydatne funkcje. Przykładem jest opracowana przez nas platforma MyBenefit. Zawiera ona moduł kafeteryjny, nowoczesny intranet, ankiety pracownicze, narzędzia do indywidualnego doceniania i nagradzania pracowników i wiele innych funkcjonalności. Wszystko to w jednym miejscu, bez konieczności logowania się do kilku systemów. Tego typu rozwiązania pomogą oszczędzić czas i zapobiegną frustracji związanej z ciągłym przełączaniem się między aplikacjami.
Rzecz jasna, wyzwania związane z efektywnym wykorzystaniem czasu pracy będą różnić się nieco w każdej firmie. Warto więc trzymać rękę na pulsie, szukając przyczyn w szeroko pojętej kulturze pracy, technologii, atmosferze, a nawet w samym charakterze zadań. Może się okazać, że rozwiązanie jest prostsze, niż mogłoby się wydawać.
Bibliografia:
[1] https://www.livecareer.pl/porady-zawodowe/marnowanie-czasu-w-pracy-badanie
[2]https://www.benefitsystems.pl/pl/artykul/sposoby-na-efektywne-zdobywanie-wiedzy
[3] https://antal.pl/wiedza/kodeks-pracy/dzial-vi-czas-pracy
[4] https://www.livecareer.pl/porady-zawodowe/marnowanie-czasu-w-pracy-badanie
[5] https://porady.pracuj.pl/zycie-zawodowe/kawa-i-plotki-czyli-jak-marnujemy-czas-w-pracy/
[6] https://www.bankier.pl/wiadomosc/Palacze-przepalaja-miliony-zlotych-Kosztowne-przerwy-dla-pracodawcow-8208027.html
[7] https://branden.biz/badz-efektywny-pracuj-krocej-analiza/
[8] https://nofluffjobs.com/pl/log/hr-w-it/jak-ugryzc-temat-monitorowania-czasu-pracy-programistow/
[9] https://www.infor.pl/prawo/praca/pracownik/5709306,spotkania-w-pracy.html
